第一章 总 则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校档案是指学校在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是国家和学校的宝贵财富，由综合档案室集中统一管理。
第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一，是学校各项工作的重要组成部分，也是维护学校历史真实面貌的重要事业，须把档案工作纳入学校整体发展规划，列入议事日程，加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学校档案工作由校长领导，其他校领导检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第二章 机构设置与职责
第五条 学校设置综合档案室（下称档案室），隶属学校党政办公室。档案室负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。
第六条 档案室的主要职责是：
（一）宣传、贯彻、执行国家欧洲杯外围app_欧洲杯冠亚军投注-官网|平台：档案工作的法律法规、方针政策和学校欧洲杯外围app_欧洲杯冠亚军投注-官网|平台：档案工作的有关规定，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；
（四）编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
（八）开展档案学术研究和交流活动；
（九）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案进行鉴定销毁工作。
（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。
第七条 专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第三章 档案管理
第八条 学校档案工作人员应坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策和学校相关的规章制度，热爱档案事业，忠于职守，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务，强化责任意识，提高档案管理水平。
第九条 应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档、保存，应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
文件材料的归档范围：
（一）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校欧洲杯外围app_欧洲杯冠亚军投注-官网|平台：党群工作的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校欧洲杯外围app_欧洲杯冠亚军投注-官网|平台：行政工作的材料。
（三）人事类：学校教职工人事档案。
（四）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生和非学历教育学生的学籍材料、以及反映学生能力的各种材料。
（五）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。
（六）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。
（七）财会类：主要包括学校在财务管理中所形成的材料、财务预决算材料及财务报销票据。
（八）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。
（九）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。
（十）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。
（十一）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。
（十二）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；市级以上获奖牌匾、荣誉证书等。
第十条 各类档案归档时间：
（一）党、政部门和能按年度归档的部门，于次年4月底前归档。
（二）教学、学生管理部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度11月底前归档。
（三）科研、基建（含基建改造工程），应在鉴定、竣工后的3个月内归档。
（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由财务处保管1年，期满后于次年6月底前归档。
第十一条 学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求，组织本部门档案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，对文件材料进行整理，档案室负责指导立卷。
第十二条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行。
第十三条 档案室接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。
第十四条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案室要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案室保存。
第十五条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时间，由本部门档案人员移交档案室集中管理，任何个人不得据为己有。
第十六条 档案室应当对档案和资料的保管情况定期检查，防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档案要及时修复或复制，对重要档案应及时数字化，加工成电子档案保管。
第十七条 档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的分类编号
第十八条 根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十二个一级类目，其名称标识如下：DQ（党群）、XZ（行政）、RS（人事）、XS（学生）、JX（教学）、KY（科研）、 CK（财会）、JJ（基建）、SB（仪器设备）、CB（出版物）、 SX（声像）、SW（实物）。二级类目的标识采用“双位制”，具体细分目录见附件。三级类目根据档案管理的需要来决定是否使用，其标识方法、符号与二级类目相同。
第十九条 档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。档号包括年度号、分类号、案卷号、件号（标识到文件级的，应在案卷号后加件号），其模式为：档号=年度号+分类号+案卷号（+件号）。其中，年度号由四位阿拉伯数字组成；分类号由一、二、三级类目的代号组成。
档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，具体格式为：年度-分类号-案卷号.件号，如2001-DQ11-1.0001表示2001年度党群综合类第一卷的第一件。其中的“-”和“.”是连接符号，使用不同的档案管理软件，连接符号会有所不同。
第五章 档案的利用与公布
第二十条 档案室要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十一条 凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规定执行。
第二十二条 涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。
第二十三条 档案室提供利用的重要珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经党政办主任批准。
第二十四条 档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十五条 档案室要为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案室应无偿和优先提供。
第六章 条件保障
第二十六条 学校确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算，单列专款由档案室统筹安排。
第二十七条 学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。
第二十八条 学校为档案室配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第七章 奖励与处罚
第二十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：
（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十条 有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第三十一条 本办法由党政办负责解释。
第三十二条 本办法自发布之日起执行。
