为加强我校文书类档案工作的业务建设，逐步实行我校文书档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，特制定本规范。
一、文书档案工作的基本原则
（一）凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属文书档案。
（二）文书档案必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于档案的开发利用。
（三）文书文件材料严格实行文书处理部门整理归档制度。
（四）文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、二级学院、所、中心、直属单位等的工作计划，纳入管理制度．纳入管理人员的职责范围，做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时。要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
（五）学校各有关单位要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校综合档案室认真做好党文书档案的收集、整理、归档工作。
（六）要努力实现党政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，充分发挥党、政档案的作用。
二、归档范围的确定
（一）确定的原则
1、归档的文书文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。
2、归档的文书文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程．保证其完整、准确、系统。
3、归档的文书文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
（二）归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容包括党务、行政、人事、教学、学生五部分，具体范围见《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》。
2、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中应以针对本校的指令性、指导性文件为主。
（三）不归档的文件材料
1、上级机关普发的仅供查阅、不办的文件材料；
2、上级机关发来的供工作参考的抄件；
3、上级机关征求意见未定稿的文件；
4、重份文件；
5、无查考利用价值的事务性、临时性文件：
6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8、无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；
9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料，可作为人物档案收集归档；
11、为参考目的从各方面收集的文件材料；
12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
三、归档分工及整理流程
（一）归档分工
我校实行主办单位归档的制度。
1、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部，省教育厅及其他上级下达的文、电材料，综合性的，由党政办立卷归档，专业性或具体行业性的，由各承办单位归档。
2、以党委、学校名义代为行文，由党政办归档。职能部门以党委、学校名义的发文，由主办单位归档。以部门名义的发文由各部门归档。
3、党委和学校召开的代表大会、党委会、党委扩大会、办公会所形成的材料，由党政办归档。职能部门以党委和学校名义交办的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。
4、校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党政办归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，报文单位作为资料保存。
5、两个以上的单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位作为资料保存。
6、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存．任何人不得带入其他单位。
7、学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿，分别由党政办和各单位归档。
8、重要的人民来信来访材料，由承办单位归档。
（二）归档文件整理流程
1、组件
（1）件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（2）件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
2、分类
归档文件采用“年度—问题—保管期限”进行分类。
（1）按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
（2）按问题分类
按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
（3）按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
3、排列
（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
（2）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
（3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4、修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
（1）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（2）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
5、装订
归档文件一般以件为单位进行装订。
（1）归档文件页数较少的，使用不锈钢书钉装订。
（2）归档文件页数较多的，采用“三孔一线”装订。
6、编页
归档文件一般以件为单位进行编页。
（1）页码逐页编制，文件中有图文的页面即为一页，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的位置。
（2）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
7、编号
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为：全宗号-WS·年度-保管期限-问题（机构）-件号；例如0136-WS·1996-Y-DQ-0093。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容（用黑色签字笔书写）。
（全宗号） |
（年度） |
（件号/馆编盒号-件号） |
（分类号） |
（保管期限） |
（页数） |
图1 归档章样
全宗号：本校档案全宗号为“0136”。
年度：由各单位填写，文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。
件号：由各单位填写，按文件排列顺序从“1”开始标注。
分类号：由各单位填写，具体参照《安徽国防科技职业学院档案管理办法》。
保管期限：由各单位填写，具体参照《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》。
页数：单份文件的总页数。
8、著录与编目
完成对文书档案的电子著录，并利用档案管理软件打印卷内文件目录和备考表。电子著录有固定模版。
9、装盒
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
（1）文件归档后，由档案室检查后编写盒号，将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。
（2）填写备考表。备考表由各单位填写，置于盒内文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（用黑色签字笔书写）。
四、归档验收
（一）归档文件整理检查
在完成归档文件整理工作后，各单位专（兼）职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案室工作人员检查。检查合格后，可办理移交；若检查不合格，则限期更正。
（二）档案移交
各单位专（兼）职档案员负责向档案室移交档案，包括所有归档文件、归档文件目录（纸质、电子各一份）、移交清单一式两份。
五、文书档案工作岗位责任制
（一）分管档案工作的部门领导职责
1、组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程；
2、加强与档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档案卷的质量；
3、做好文秘工作人员和专（兼）职档案员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）归档人员、专（兼）职档案员职责
1、坚持平时归档，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，拟定其文件类目，合理分类存放，便于利用和归档；
2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；
3、归档文件做到分类合理，编写页号准确，文件目录填写清楚，文件标题简明扼要；
4、主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交档案；
5、积极参加业务学习与培训，不断提高档案工作管理水平；
6、注意文件材料的安全保管及保密工作。
