一、出版类档案工作的基本原则
（一） 学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。
（二） 出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。
（三） 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各部 （室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围，出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。
（四） 有出版刊物的各部门要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。
二、出版档案归档范围的确定
（一）确定的原则
1.归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件。
2.归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，尤其是出版物本身。
（三）不归档的文件材料
1.上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不需办的文件；
2.未生效的合同、协议书；
3.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
4.重份文件；
5.无查考价值的事务性、临时性函件；
6.院外单位交换来的材料。
以上某些文件如认为必要，也可有选择地作为资料暂存。
三、出版档案的归档要求与立卷方法
（一）材料的形成与积累
1.出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，保证归档材料的完整齐全、系统和准确。
2.出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内），顺序放入袋内。
（二）立卷方法
1、出版档案以出版物名称立卷，一书一刊立一卷或数卷；期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷，跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。
2、出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其他的文件材料按时间顺序排列。
3、卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放在特制的小纸袋内装订；装订线外有重要批注的，须进行贴边处理。
4、按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。
5、编制档号，各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专（兼）职档案员，由档案员统一编制档号。
出版物类档案的档号模式为：全宗号-分类号-年度-保管期限-卷号，例如：0136-CB12-2017-D30-001。
图1档号章式样
6、拟写案卷标题，完成案卷的著录（著录有固定模版），并将著录结果导入档案管理软件中。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。
7、利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录、案卷封面、备考表。电子著录有固定模板。
8、按照一定顺序完成装订、装盒。
（三）归档要求
1、出版档案按出版年度归档。跨年度的出版档案，应在出版物出版年度内归档。
2、归档文件材料如有电子版，必须同纸质文件材料一同归档。
3、出版档案归档时必须填写移交目录，一式二份，经综合档案室验收核对，双方签字，各持一份备查，同时提供移交目录的电子档。
（四）归档时间：
1、综合性材料应在次年四月底前向档案室归档；
2、出版物应在出版三个月后向档案室归档；
3、校报、出有刊物的各部门应在次年四月底前向档案室归档。
