一、引言
声像档案是学校档案的组成部分，能真实地记录学校的历史面貌，生动、形象地再现学校各项工作的成果。为提高声像档案工作的质量和管理水平，充分开发利用声像档案信息资源，有效地为学校各项工作服务，根据教育部《高等学校档案管理办法》、国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）等法规与标准，结合我校实际，特制定本办法。
二、总则
（一）凡是能反映学校主要职能活动和历史发展的、具有保存价值的、以声音画面等方式记录的各种专门载体及与之相配套的文字材料，均属声像档案。
（二）声像档案应实行集中统一管理，确保档案的完整、准确，系统与安全，便于开放利用。
（三）声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。
（四）声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项工作紧密结合，实行拍摄、制作和建档的同步管理。任何部门和个人不得把声像档案据为己有。
（五）声像档案的形成部门，应指定专人负责做好声像档案的整理与归档工作。
（六）学校档案室及有关部门应充分利用计算机和多媒体等新技术，开展声像档案的管理和利用工作。
（七）凡在职务活动中形成的声像材料不得擅自销毁。
三、归档
（一）归档范围
1、凡是反映学校重要活动和历史发展、对学校和社会具有参考价值和凭证作用的声像材料均应归档。具体范围见《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》。
2、归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
3、声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视片、缩微胶片、光盘等。
4、不归档的声像文件材料
（1）不能反映本校工作、活动的声像材料；
（2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；
（3）重份声像材料（不包括按规定必须保留的复制件）。
（二）归档要求
1、凡是归档的声像材料，必须符合图像清晰、声音清楚、配有文字说明等要求。文字说明主要应包括声像材料的内容简介即反映的人物、事件，以及拍摄时间和地点，制作单位及人员等。
2、归档的声像材料应符合主题突出，题材生动、完整、准确、系统、配套，保持声像载体与其他载体之间自然联系等要求。
3、归档的声像材料必须是原版、原件。为方便利用与保护档案原件，可另归一套复制件。
（三）归档分工
1、各单位、各部门应把声像材料的收集、整理、归档工作纳入本部门的岗位职责，明确专人负责，按规定向档案室归档。
2、综合管理材料，由学校办公室、宣传部等负责整理归档。
3、制作项目的文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人负责整理归档。
4、两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档。
5、外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由宣传部负责收集和整理归档。
（四）归档时间
声像材料形成部门应按档案室的规定时间归档。
（五）归档手续
声像档案形成部门应在规定时间向档案室办理移交手续，填写移交目录，一式二份，写明声像材料的名称、数量、移交时间和交接人员，双方签名后各执一份备查。
四、声像档案的管理
（一）分类编号
1、根据声像档案不同的载体，按声像档案二级类目（载体）代号简表分类，确定档号。
2、声像档案的档号结构为：全宗号-分类号-年度-保管期限-件号；例如：0136-SX11-2015-Y-002。
年度号：声像档案归档年度，以四位阿拉伯数字标识，如“2015”。
声像档案类别代号：实物档案分类编号，以“SX”标识
分类号：具体见《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》。
件号：每件实物档案的流水编号，以四位阿拉伯数字标识，从“0001”开始。
（二）著录与编目
1、档案部门对接收进馆的声像档案在装具指定位置或脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。
2、按不同载体档号先后顺序进行电子著录，形成电子目录。电子著录有固定模版。
（三）保管
1、不同类型载体的档案按各自档号顺序分别排架。
2、照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象时，要及时进行技术处理。
3、录音、录像带使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，应及时补救。需长期、永久保管的声像资料，在保管一定时间后，应转录复制。
