一、引言
本办法规定了学校各单位在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交的原则和方法。
二、归档
（一）归档范围
凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下：
1、应进档案室的实物档案归档范围
本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
其它有重要保存利用价值的实物。
2、非进档案室的实物档案归档范围
本单位获得的（1、（1）第一条规定范围之外）各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。
其它有一般保存利用价值的实物。
（二）归档要求
1、实物档案应在形成或获得实物一个月内向档案室办理实物档案登记，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。
2、归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3、归档的实物档案应保持整洁、无破损。
（三）移交接收
1、档案室负责对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求。
2、移交档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字。
三、整理
（一）分类
实物档案原则上分为锦旗、奖状、奖杯、奖章、印章、字画、其他7类。
（二）编号
1、实物档案按实物类别结合级别，依其时间先后顺序排列。
2、实物档案按类别分别从“1”开始编制流水号。需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号。
3、实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴归档号。平面实物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底部。归档章项目包括年度、分类号、件号。
档号模式为：年度-分类号-保管期限-件号。例如：2015-SW13-D30-0003。
分类号：实物档案分类编号，以“SW”标识“实物档案”类；以“SW11”标识“锦旗”，以“SW12”标识“奖状”，“SW13”标识“奖杯”，“SW14”标识“奖章”，“SW15”标识“印章”，“SW16”标识“字画”，“SW17”标识“其他”。件号：每件实物档案的流水编号，以四位阿拉伯数字标识，从“0001”开始。
（三）著录与编目
完成对档案的电子著录,导入系统，形成电子目录。电子著录有固定模版。
四、保管
（一）实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。
（二）对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。
（三）实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。
（四）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂；
（五）实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按学校声像档案工作规范要求整理。
（六）奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。
五、利用
（一）利用实物档案必须严格履行登记手续。
（二）利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经移交单位分管领导批准方能利用。
（三）归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任。
六、移交
（一）移交时间
属于进入档案室范围的实物档案，应随本单位其他门类档案定期向学校档案室移交。
（二）移交要求
实物档案移交进馆时，一并移交下列材料：①实物档案案卷目录（电子版1份）；②实物档案案卷目录（纸质版2份）；③归档说明。
