学生档案管理工作是学校档案建设的重要组成部分，是学校加强学生教育和管理工作的重要手段。为促进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生管理工作中的重要作用，并为今后考核教学档案工作提供依据，特制定本规范。
一、学生档案工作的基本原则
（一）凡在学生管理和学生实践活动中直接形成的文字、图表、声像等载体材料均属学生档案。
（二）学生档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。属档案室保存的学生档案移交档案室，属院、部保存的学生档案由院、部保存。
（三）学生档案属机要材料，学生处、毕业生就业指导服务中心、学校招生办公室等有关部门以及各院（系）应明确专人负责做好学生档案的收集、整理、归档、保管与转递工作。
（四）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，并不断采用先进管理技术手段，逐步实现现代化管理。
二、归档范围
（一）归档范围确定的原则
1、学生个人经历和在校期间学习、工作、生活、参加社会服务等各方面的表现以及就业情况的、具有重要保存价值的文字材料总和，是学校和社会全面了解、考察学生情况以及国家和社会选拔人才、使用人才的重要依据。
2、归档的文件材料，必须反映学生管理、学生实践活动的全过程，保证完整、系统、准确。
3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系。
（二）归档的主要内容和重点
1、归档的具体范围见《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》。
2、归档的重点学生个人经历和在校期间学习、工作、生活、参加社会服务等各方面的表现以及就业情况的、具有重要保存价值的文字材料总和。
（三）不归档的文件材料
具有重要保存价值的文字材料；
重份文件；
无查考利用价值的事务性临时文件；
校内其他单位发来的文件；
与校外单位交换来的材料。
以上不归档材料如认为必要，也可自作资料暂存。
三、归档文件整理流程
（一）组件
1、件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
2、件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
（二）分类
归档文件采用“年度—问题—保管期限”进行分类。
1、按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
2、按问题分类
按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
3、按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
（三）排列
1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。
2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
（四）修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
1、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
2、对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
（五）装订
归档文件一般以件为单位进行装订。
1、归档文件页数较少的，使用不锈钢书钉装订。
2、归档文件页数较多的，采用“三孔一线”装订。
（六）编页
归档文件一般以件为单位进行编页。
1、页码逐页编制，文件中有图文的页面即为一页，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
2、文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
（七）编号
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为：全宗号-分类号-年度保管期限-卷号；例如0136-XS11-2016-Y-001
归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号，在归档材料首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。
图1 归档章样式
全宗号：本校档案全宗号为“0136”。
年度：由各单位填写，文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。
卷号：由各单位填写，按文件排列顺序从“1”开始标注。
分类号：由各单位填写，具体参照《安徽国防科技职业学院档案管理办法》。
保管期限：由各单位填写，具体参照《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》。
（八）著录与编目
完成案卷的著录（著录有固定模版），并将著录结果导入档案管理软件中，利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录、备考表、案卷封面。卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水填写。
（九）装盒
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
1、文件归档后，由档案室检查后编写盒号，将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。
2、填写备考表。备考表由各单位填写，置于盒内文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（用黑色签字笔书写）。
四、归档验收
（一）归档文件整理检查
在完成归档文件整理工作后，各单位专（兼）职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案室工作人员检查。检查合格后，可办理移交；若检查不合格，则限期更正。
（二）档案移交
各单位专（兼）职档案员负责向档案室移交档案，包括所有归档文件、归档文件目录（纸质、电子各一份）、移交清单一式两份。
五、学生档案工作岗位责任
（一）分管档案工作的部门领导的职责
1、制订和健全有关管理制度，切实做到把学生档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。
2、协助档案室共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
3、对本部门专（兼）职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）专（兼）职档案员职责
1、做好本单位学生档案材料的形成积累工作。
2、将收集、积累的文件材料整理，做到分类合理，编目清楚，标题准确，并及时向档案室移交。
3、做好存放在本单位的学生档案的整理归档，及时向档案室移交。
