为了加强我校仪器设备类档案（以下简称设备档案）的管理，充分发挥设备档案的作用，有效地为学校教学科研服务，特制订本规范。
一、设备档案工作的基本原则
（一）设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案的完整、准确、系统和安全。由校档案室总体负责，设备管理部门和设备使用部门分级负责。
（二）设备档案是我校的重要技术储备，是学校设备管理工作的重要组成部分，设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统。
（三）重点做好精密贵重仪器和大型设备（价格在10万元以上）档案的管理工作。
二、设备档案归档范围和保管期限
按照《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》执行。
三、归档流程
（一）预立卷
坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。综合管理文件材料由设备管理部门立卷，设备文件材料由设备使用部门立卷。
（二）立卷分类
1、流程图：分类别→分问题→分保管期限
2、分类别，根据《安徽国防科技职业学院档案分类目录与保管期限》，将设备文件划分到对应类别。
3、分问题，将设备文件按其内容所反映的问题、事务分开。
4、分保管期限，将设备文件按照规定的不同保管期限分开。
（三）立卷组合
根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、数量和载体形成等实际情况，在坚持文件材料之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成若干个案卷。
（四）排列卷内文件材料
1、将最能反应设备购置情况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
2、设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求表明参见号。
3、卷内文件材料按文件材料在前，图表在后的要求排列。
（五)修整文件材料
1、拆除卷内文件材料的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
2、设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
（六）编写页号档号
成卷装订的设备文件材料，卷内文件必须编页号。页码逐页编制，文件中有图文的页面即为一页，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。档号的结构为：全宗号-分类号-保管期限-卷号。例如：0136-SB12-D30-035。
图1 档号章式样
（七）拟写案卷题名
案卷题名应简洁、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。
（八）著录与编目
完成对档案的电子著录，并利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录和备考表。卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水填写。
（九）案卷装订、装盒
1、整卷装订时，应在装订前去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。
2、底图、蓝图等超出卷盒幅面的文件，应折叠好，顺次放入档案盒中，不用装订。
3、案卷整理完毕，按档号顺序装盒。
（十）编写立卷说明
立卷单位负责填写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。立卷说明一式两份，其中一份报送学校档案室。
四、设备档案的管理
（一）预立卷检查
设备文件材料在完成归档流程的第6项工作后，请档案室进行预立卷检查，检查合格后再完成后续工作。
（二）案卷验收
立卷全部工作程序完成后，填写设备档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案室验收无误后，交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。
五、设备档案工作岗位职责
（一）设备管理部门领导职责
1、制订和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备的采购和管理工作之中，并监督各部门执行；
2、指导本部门档案人员的工作
（二）设备管理部门档案员职责
1、负责接收设备使用部门移交的设备档案目录，并定期向档案室移交。
（三）设备使用部门领导职责
1、建立健全本单位设备文件材料的保管制度，确保设备文件材料的完整、准确、系统，检查、督促使用设备，坚持设备使用、维修、检修做工作记录，并使之制度化。
2、指导本单位设备文件材料的形成积累工作，检查档案人员的组卷保管工作；
3、帮助和支持档案室做好设备档案工作。
（四）设备使用部门档案员职责
1、督促科技人员形成和积累在设备使用、维修、检修、改造工作中形成的技术文件，设备文件材料，并定期收集、组卷。
2、认真做好随机文件材料的清点、组卷和保管工作，并向设备管理科移交附有建档合格证明（由档案室检查）的设备档案目录一式两份，方可办理固定资产登记及报账手续。
3、档案室职责
（1）根据上级档案工作方针政策，制订修订本校设备档案工作规章制度；
（2）指导、监督、检查设备档案的建立和管理工作；
（3）接收和保管设备管理部门的案卷和设备使用部门移交的设备档案目录。
