为了加强我校招标采购类档案的管理，充分发挥档案的作用，特制订本规范。
一、招标采购档案工作的基本原则
（一）收集档案要具有完整性，政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接，大大丰富了会计凭证的内涵，使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题。应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保证项目档案的标识清晰有效。尽量避免残缺不全、支离破碎的档案，削弱档案应有的资料功能。
（二）档案必须真实客观地反映政府采购全过程，关键内容不得涂改、调换、遗失、残破，需要特别强调的是现场记录的真实性，记录人必须掌握当事人的原话精神，若当事人拒绝现场签字认可，要取得旁证者的证明。
（三）采购资料以及整理到位的档案不得随意借出，特别是刚刚结束的采购数据与评审意见，更加需要严格保密，非开标人员不得接触采购资料;公开中标结果期间所有资料一律不得外借，待公示结束以后再转给专职档案管理人员。
二、归档范围
（一）归档范围确定的原则
1、归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。
2、招标采购档案管理人员，应注意采购活动资料的收集与整理，要认真核对资料是否齐全，避免出现资料遗失漏报现象。每一个采购项目结束后，要及时办理归档。
3、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
（二）归档的主要内容
采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
（三）不归档的文件材料
有关招标采购的未定稿文件；
重份文件；
无查考利用价值的事务性临时文件；
以上不归档材料如认为必要，也可自作资料暂存。
三、立卷归档流程
（一）预立卷
坚持实行材料形成部门立卷制度，专（兼）职档案员将形成积累的全部材料按要求汇总整理成卷。
（二）立卷分类
1、我校招标采购档案主要按照项目划分，结合年度和保管期限，共同构成档号。
（三）立卷组合
1、按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件材料收齐，并依照如下程序对文件材料进行调整检查。
（1）检查案卷的文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完整，有无不需要立卷归档的文件材料。
（2）检查案卷文件材料的联系。依据案卷类目检查案卷之间文件材料是否存在归档不统一，相互混淆重复或拆散文件材料联系的现象。
（3）检查案卷中文件材料保管期限是否准确、一致。
（4）检查案卷文件材料数量。一般不超过200页。对同一问题文件材料数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件材料量少者可组薄卷。
2、根据招标采购文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将文件材料进行系统整理，视其材料多少，组织一题一卷或一题数卷。
（四）修整文件材料
对装订线外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠；拆除材料上的金属物。
（五）鉴定文件材料
本部门归档前须鉴定文件材料，提出每个案卷保管期限的具体意见。
（六）编写页号与档号
1、成卷装订的科研文件材料，卷内文件必须编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。
2、不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元，在每份文件材料的右上角编写件号，并逐项填写。
3、各单位立卷人将整理完毕的案卷交本部门专（兼）职档案员，由档案员统一编制档号。档号结构为：全宗号-分类号?年度-保管期限-卷号；0136-CG?2016-Y-005。
图1档号章式样
（七）拟写案卷题名
案卷题名应简洁、准确地揭示卷内文件的内容。
（八）著录与编目
完成案卷的著录（著录有固定模版），并将著录结果导入档案管理软件中，利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录、备考表、案卷封面。卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水填写。
（九）案卷装订
装订前要去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。
（十）案卷装盒
案卷整理完毕，按档号顺序装盒。
（十一）编写立卷说明
立卷单位负责填写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。立卷说明一式两份，其中一份报送学校档案室。
四、归档验收
（一）归档文件整理检查
在完成归档文件整理工作后，各单位专（兼）职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案室工作人员检查。检查合格后，可办理移交；若检查不合格，则限期更正。
（二）档案移交
各单位专（兼）职档案员负责向档案室移交档案，包括所有归档文件、归档文件目录（纸质、电子各一份）、移交清单一式两份。
五、招标采购类档案工作岗位责任
（一）分管档案工作的部门领导的职责
1、组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程；
2、加强与档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档案卷的质量；
3、对本部门专（兼）职档案员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）专（兼）职档案员职责
1、做好本单位学生文件材料的形成积累工作。
2、将收集、积累的文件材料整理，做到分类合理，编目清楚，标题准确。
3、做好存放在本单位的招标采购类档案的整理归档，及时向档案室移交。
