各部门、各单位：
为进一步规范党委会和校长办公会会议流程，严肃会议纪律，提高会议效率，现就有关事项通知如下：
一、规范上会程序
1.确定议题。因工作需要，按照规定应当提交党委会或校长办公会审议的事项，申请单位主要负责同志应及时向分管校领导汇报，填报议题提报表，分管校领导及时协调处置，审核后报学校主要领导批示。
分管校领导未签同意的，原则上不列入会议议题。议题内容紧急且分管校领导确因特殊情况不能签意见的，应向分管校领导电话或短信报告并在议题提报表上注明报告情况，可再报学校主要领导签同意后先行上会审议；待分管校领导回校后及时补签，并送党政办公室存档。
2.沟通协调。议题内容涉及拟出台规范性文件或拟印发重要工作部署、政策措施、改革方案等文件制度的，申请单位应在会前将相关材料呈送校领导和相关单位（部门）充分征求意见。涉及“三重一大”事项的，应征求学校纪委意见；涉及经费的，应征求财务处意见；涉及招标的，应征求财务处、国资办意见；涉及项目立项、评审、验收和收费的，应有专家组或验收组的论证或验收意见。
3.提交材料。申请单位应提前准备会议材料，并在会议召开前2天提交至党政办公室。未及时提交会议材料的，不列入当次议题，并将视情况安排至下次会议议题。所有上会议题会前准备不到位、沟通不充分、意见不统一、方案不周全、时机不成熟的，申请单位主要负责同志不能参会的，学校主要领导未在议题提报表上签字（意见）的，一律不列入会议议题。
二、规范材料格式
1.统一议题提报表填写格式。申请单位按要求在OA系统填写议题提报表，议题名称为审议或研究某某事项，填写列席部门（单位）。OA填报流程为：“OA办公平台”-“事务管理”-“会议议题呈报”-“党委会议提报表/校长办公会议提报表”。具体格式详见《安徽国防科技职业学院党委会（校长办公会）会议议题提报表》(附件1、2)。
2.统一会议材料的编辑格式。提交会议研究的材料应包含议题内容及其说明、相关佐证材料等，上会材料要严格按照要求进行编辑，具体格式详见《安徽国防科技职业学院党委会、校长办公会会议材料规范格式》（附件3）和《安徽国防科技职业学院党委会、校长办公会会议材料文本样式》（附件4）。
3.统一会议材料印刷要求。申请单位提交会议的相关材料原则上用A4纸张打印装订，按参会人数印制相应份数交党政办公室，以便分送参会人员和列席人员。如材料页数过多，可本着精简节约原则，提交电子版材料。
三、规范参会规则
1.参会人员要求。党委会、校长办公会的汇报人一般为申请单位主要负责同志，主要负责同志确因特殊情况不能到会的，会前须向分管校领导请假，经批准同意后可安排部门（单位）相关同志参会汇报，并提前告知党政办公室办会人员。
2.参会纪律要求。党委会、校长办公会审议议题期间，汇报人在指定地点候会。
四、规范会议纪要
1.整理会议纪要。党政办公室负责整理会议纪要，议题申请单位复核，上传学校OA系统，按程序审批，学校主要领导签发后发至相关部门办理。
2.落实会议决定。各议题申请单位按会议决定及要求按时按质落实相关事项，党政办公室负责督办。
附件： 1.安徽国防科技职业学院党委会会议议题提报表
2.安徽国防科技职业学院校长办公会议议题提报表
3.安徽国防科技职业学院党委会、校长办公会会议材料规范格式
4.安徽国防科技职业学院党委会、校长办公会会议材料文本样式
