第—章 总 则
第—条 为使安徽国防科技职业学院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》和《安徽省行政机关公文处理实施细则》，结合本院实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学院公文处理工作。
第三条 学院的公文是学院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原册，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。
第六条 学院办公室是公文处理的管理机构，主管本院的公文处理工作并指导学院各职能部门的公文处理工作。
第七条 学院办公室配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当由具有较强政治素质和业务素质，工作积极、作风严谨、遵守纪律、恪尽职守的人员出任。
第二章 公文种类
第八条 适用于学院的公文种类主要有：
(一)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。
(二)通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。
(三)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(四)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(五)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(六)批复
适用于答复各部门的请示事项。
(七)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法，明确要求各部门贯彻执行，报请上级机关予以批转或者转发。
(八)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要
适用于己载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人，标题、主送机关，正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限，密级与保密期限并列，中间以“★”隔开，标注在首页右上方。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”标注在首页右上方。
（三）发文机关标识应当使用学院全称；联合行文，主办机关排列列在前。
（四）发文字号包括学院代字、年份、序号，应当在首页发义机关标识下方标标明，年份、序号使用阿拉伯数码标识．联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上报的公文，应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。联合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前，其他机关签发人姓名在主办单位签发人姓名之下，按发文机关依次排列。其中，上报的请示性公文，应当在印发机关名称和印制口期之下注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。
（九）发文机关名称应使用全称，与标题中的发文机关名称一致，写在正文的右下侧。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。
（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。用印应当上不压正文，下压成文日期；联合行文需加盖两个以上印章时，主办机关印章在前，其他机关顺序排列。如2个印章，印章之间互不交叉或者相切。每个公章之间相距不超过3mm。如多个印章，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不交叉或者相切。
（十一） 成文日期以学院领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；会议决定的事项以会议通过日期为准；电报以发出日期为准。公文成文日期使用汉字（零定为“○”），并标全年、月、日。
（十二）公文应当按照有关规定标注主题词。主题词在公文的抄送栏之上标注。
（十三）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）印发机关名称和印制日期，应当在抄送栏之下标明，无抄送机关在主题词之下标明。
（十五）文字从左至右横写、横排。
第十条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文用纸—般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订．张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第十二条 学院公文的版头及适用范围：
（一） 《安徽国防科技职业学院文件》用于向上级机关报告、请示工作(以上为上行文)；任免干部、批复各部门的请示、发布学院作出重要工作部署、决定和规章制度，通知重要事项，转发上级机关的文件，批转各部门的重要报告、请示。
（二）《安徽国防科技职业学院》用于给有关单位商洽工作的函（平行文）。
（三）《安徽国防科技职业学院会议纪要》用于学院会议纪要。
第十三条 安徽国防科技职业学院及各职能处室发文编号：
（一）学院发文编号：
皖国职院〔2004〕×号（上行文）
皖国职院函〔2004〕×号（平行文）
校办〔2004〕×号（下行文）
安徽国防科技职业学院×××会议纪要第×期
（二）各职能部门处室发文编号：（以下均为下行文）
人事部门：校人〔2004〕×号
财务部门：校财〔2004〕×号
总务部门：校总〔2004〕×号
学生管理部门：校学〔2004〕×号
第四章 行文规则
第十四条 行文应当确有必要，注重效用。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示报告。
第十六条 向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项，上级机关要求报告办理情况的事项，须经上级机关审批或者决定的事项。
第十七条 本院内设处室不得对外正式行文。
第十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关：需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。
第十九条 “请示”与“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求批示或批准的事项。
第二十条 请求上级机关批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由，并附代拟稿。
第二十一条 除上级机关负责人直接文办的事项并要求直接报送外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十二条 与不相隶属机关商洽工作、询问和答复部题，向有关主管部门请求批准，或者向不相隶属的来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。
第五章 发文办理
第二十三条 发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。制发公文的部门应负责草拟公文，填写发文单，部门负责人审核签字后送交学院办公室。
第二十四条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要与现行政策、规定衔接，应当切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送机关的行文关系确定。
（四）拟新紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。在同—公文中数字的使用前后要—致。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十五条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，升并与有关部门会签后报请学院领导协调或裁定。
第二十六条 公文送院领导签发前，应当由学院办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合公文处理有关规定对公文种类、公文格式，行文规则和拟制公文的要求。
第二十七条 以学院名义上报的公文，由学院主要负责人签发，以学院名义下发的公文，由学院主要负责人或者由主要负责人授权的其他院领导签发。
第二十六条 为保证公文质量，公文正式印制前，需对公文进行认真校对，学院执行三校制度。一校由公文草拟者进行，校对的重点是：对修改后公文的文字、标点符号是否有错误，公文内容是否符合行文原意等，起草者校对后，在发文单上签上姓名：二校由于院办公室文秘人员进行，校对的重点是：公文文字、标点符号是否有错误，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等，校对后签上姓名；三校由学院办公室负责人进行，重点是：对公文进行全面复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。
第二十九条 向上级机关报送的请示，公文主办单位应负责催办。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十条 学院办公室对收到的公文应当及时登记、审核。审核的重点是：是否应当由本院办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；使用公文文种、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合公文处理规定的公文，学院办公室主任应当及时提出拟办意见报院领导批示、阅知，或者转请有关处室办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者学院教导授权、委托由处室办理的事项，应当通知承办部门文秘人员领取公文，并在收文登记本上做好记录，对不需归档的公文作为资料留存承办部门，开在收文登记簿上做好“无须归档”标记；需要两个以上部门办理的应当明确主办处室。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合公文处理规定的公文，经学院办公室负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办处室收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿．并将办理情况告知交办部门或者呈报单位，同时，将承办结果及时向主管院领导报告。公文承办完毕后，收文随同承办过程中形成的文件及时交专人集中整理立卷归档。需长时间参考的非密级文件．经得办公室同意后，可将复印件留作参考，原件及时交文秘人员保管，以防遗失。凡是符合法规、程序的公文，一般情况下，收文单位应在一周内办复，不能办复的，要及时说明原因。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本处室职权范围或者不宜由本处室办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。
第三十四条 报院领导批示的公文，院领导应当及时批示。紧急事项应在一天内批复，重大事项应在三天内批复，一般事项应当在一周内批复。院领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十五条 院领导批示或者转请有关处室提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得随意横传，应当及时退回学院办公室，由文秘人员按规定程序处理。文秘人员根据文件的急缓程度限定领导阅文时间， 予以明示。
第三十六条 报院领导批示或者转请有关处室办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止积压、延误。
第三十七条 对外报迭公文为一式3份，特殊情况根据主管领导批示处理。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定，及时将公文形成过程中的正本，定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全，完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条 与其他单位联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十—条 归档范围内的公文，要在每年3月底前整理，向档案部门移交。
第四十二条 拟制、修改和签批公文，打印或用黑色签字笔或蓝黑色、碳素墨水的钢笔；所用纸张必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十三条 公文由学院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
公文由中院办公宣统 收发、审核、用印、归裆
第四十四条 学院办公室负责建立健全本院公文处理的有关制度。
第四十五条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关，日期、份数和印发范围。
第四十六条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。秘密级以上的公文不得使用计算机、传真机传输。
第四十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文管理。
第四十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力，公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十九条 不具备归档和存查价值公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，定期销毁。
第五十条 销毁秘密公文，应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）、机密公文应当严格履行登记手续。
第五十一条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
第五十二条 工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条 学院印章的使用和管理，应当严格按照学院有关规定执行。
第九章 附则
第五十四条 学院党委系统公文制发程序参照此《办法》。
第五十五条 本办法执行中的具体问题，由学院办公室负责解释。
第五十六条 本办法自公布之日起施行。
